El método de las 5S, es un modelo de gestión que comenzó a ser aplicado en Japón por la compañía Toyota en la década de los 60. No fue el único método ensayado durante esa década, pero sí que fue el que obtuvo mejores resultados. A pesar de ser la industria del automóvil la pionera en la aplicación, más adelante se implantó en otras fábricas, organizaciones, centros educativos y cooperativas.

¿En qué se basa este método de las 5s?

Su nombre se basa en la letra inicial de cada una de las cinco etapas que lo forman, escritas en japonés. A continuación se muestran estas 5 etapas:

1. Seiri (Clasificación)
2. Seiton (Organización)
3. Seiso (Limpieza)
4. Seiketsu (Estandarización)
5. Shitsuke (Mantenimiento de la disciplina)

En inglés, estas palabras se suelen traducir a:

1. Sort
2. Set in Order
3. Shine
4. Standardize
5. Sustain

Etapas del método de las 5S

Seiri (Clasificación)

Consiste en separar lo que se necesita de lo que no se necesita o se usa muy pocas veces en el tiempo o el proceso. Además, lo innecesario se debe desechar, exceptuando que sea un elemento muy difícil o imposible de reponer para lo cual debe guardarse en alguna área que no sea el lugar de trabajo.

Seiton (Organización)

Los elementos que hayan sido considerados necesarios en la primera etapa (Seiri) ahora deben ser organizados, de tal forma que estén al alcance. Se han de colocar teniendo en cuenta el orden en que serán utilizados, más cerca los que se usen con más frecuencia y todos y cada uno con un lugar específico, predeterminado, de manera que sea muy fácil localizarlos y ubicarlos de nuevo en su lugar.

Seiso (Limpieza)

Ya cumplida la segunda etapa, organizar (Seiton), se hace sumamente fácil proceder a la limpieza de los materiales y el sitio de trabajo. Este paso, que forma parte de todos los procesos de mantenimiento, va a hacer que el trabajo sea agradable, eficiente y seguro, lo cual va a influir directamente en la productividad.

Seiketsu (Estandarización)

En esta penúltima parte del proceso, se debe mantener las tres primeras que se han aplicado. Para ello, se pueden establecer reglas, manuales operativos, manuales de procedimientos, de manera de dejar escrita la norma que regirá.

Shitsuke (Mantenimiento de la disciplina)

Ya establecidas las normas, en esta quinta etapa, se deben hacer los esfuerzos por hacer rutinario lo óptimo. Por ello, tiene que pasar a formar parte de nuestros procedimientos el trabajo de calidad, que permita con la experiencia ir mejorando, ir optimizando lo que ya se ha escrito.

Consejos para la aplicación de esta metodología de trabajo

Cuatro de las cinco etapas tienen que ver con la organización, estas son: clasificación (seiri), organización (seiton), limpieza (seiso) y mantenimiento de la disciplina (shitsuke). Estas 4 etapas constituyen, en el orden correlativo de realización la primera, segunda, tercera y quinta etapa, cuarta etapa, estandarización (seiketsu) se relaciona con la operación y el desarrollo del trabajo.

Para su implementación, se recomienda comenzar con áreas bien delimitadas en la empresa, no tiene sentido aplicar a toda la empresa a la vez vez, resulta más sencillo ir aplicando paulatinamente a sectores de la empresa hasta lograr la totalidad, hecho de esta manera los resultados que se vayan obteniendo van a servir de incentivo para lograr la aplicación en otras áreas y tener así al personal dispuesto a aceptar los cambios.

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