El método de las 5S, es un modelo de gestión que comenzó a ser aplicado en Japón por la compañía Toyota en la década de los 60. No fue el único método ensayado durante esa década, pero sí que fue el que obtuvo mejores resultados y que a pesar de ser la industria del automóvil la pionera en la aplicación, mas adelante se implantó en otras fábricas, organizaciones, centros educativos y cooperativas.

Su nombre se basa en la letra inicial de cada una de las cinco etapas que lo forman, escritas en japonés. Estas cinco etapas son:

1. Seiri (Clasificación)
2. Seiton (Organización)
3. Seiso (Limpieza)
4. Seiketsu (Estandarización)
5. Shitsuke (Mantenimiento de la disciplina)

En inglés, estas palabras se suelen traducir a:

1. Sort
2. Set in Order
3. Shine
4. Standardize
5. Sustain

Seiri (Clasificación)

Consiste en separar lo que se necesite de lo que no se necesite o se use muy pocas veces en el tiempo o el proceso. Lo innecesario se debe desechar, exceptuando que sea un elemento muy difícil o imposible de reponer para lo cual debe guardarse en alguna área que no sea el lugar de trabajo.

Seiton (Organización)

Los elementos que hayan sido considerados necesarios en la primera etapa ahora deben ser organizados de manera que estén al alcance, colocados tomando en cuenta el orden en que serán utilizados, mas cerca los que se usen con más frecuencia y todos y cada uno con un lugar específico, predeterminado, de manera que sea muy fácil localizarlos y ubicarlos de nuevo en su lugar.

Seiso (Limpieza)

Ya cumplida la segunda etapa, organizar (Seiton), se hace sumamente fácil proceder a la limpieza de los materiales y el sitio de trabajo. Este paso, que forma parte de todos los procesos de mantenimiento va a hacer que el trabajo sea agradable, eficiente y seguro, lo cual va a influir directamente en la productividad.

Seiketsu (Estandarización)

En esta penúltima parte del proceso se debe mantener las tres primeras que se han aplicado, para ello se pueden establecer reglas, manuales operativos, manuales de procedimientos, de manera de dejar escrita la norma que regirá.

Shitsuke (Mantenimiento de la disciplina)

Ya establecidas las normas en esta quinta etapa se deben hacer los esfuerzos por hacer rutinario lo óptimo, tiene que pasar a formar parte de nuestros procedimientos el trabajo de calidad, que permita con la experiencia ir mejorando, ir optimizando lo que ya se ha escrito.

Cuatro de las cinco etapas tienen que ver con la organización, ellas son: clasificación (seiri), organización (seiton), limpieza (seiso) y mantenimiento de la disciplina (shitsuke); que constituyen, en el orden correlativo de realización la primera, segunda, tercera y quinta etapa, cuarta etapa, estandarización (seiketsu) se relaciona con la operación y el desarrollo del trabajo.

Para su implementación se recomienda comenzar con áreas bien delimitadas en la empresa, no tiene sentido aplicar a toda la empresa a la vez vez, resulta más sencillo ir aplicando paulatinamente a sectores de la empresa hasta lograr la totalidad, hecho de esta manera los resultados que se vayan obteniendo van a servir de incentivo para lograr la aplicación en otras áreas y tener así al personal dispuesto a aceptar los cambios.